Cara Mengurus SPA CPKB – SPA CPKB adalah singkatan dari Sertifikat Pemenuhan Aspek Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik. Sertifikat ini menjadi salah satu syarat wajib bagi industri kosmetik yang ingin memperoleh izin edar dari BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan). Tujuan utama dari SPA CPKB adalah memastikan bahwa proses pembuatan kosmetik dilakukan sesuai standar mutu, kebersihan, dan keamanan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Dengan kata lain, sertifikat ini membuktikan bahwa sarana produksi kosmetik sudah memenuhi kaidah Good Manufacturing Practice (GMP) dalam konteks kosmetika.
Dalam praktiknya, pengurusan SPA CPKB tidak hanya sekadar melengkapi dokumen administratif, tetapi juga melibatkan pemeriksaan sarana dan fasilitas produksi, serta kompetensi penanggung jawab teknis (PJT) di perusahaan. Proses ini cukup kompleks, sebab BPOM akan melakukan audit untuk menilai apakah perusahaan benar-benar telah menerapkan standar CPKB dengan baik di seluruh aspek — mulai dari bangunan, personel, hingga pengawasan mutu produk. Oleh karena itu, banyak pelaku usaha kosmetik memilih untuk menggunakan jasa konsultan pengurusan SPA CPKB agar prosesnya berjalan cepat, tepat, dan tidak tertunda karena kekurangan dokumen.
Bagi perusahaan yang baru terjun ke industri kosmetik, memahami cara mengurus SPA CPKB menjadi hal penting. Tanpa sertifikat ini, izin edar kosmetik tidak dapat diproses di sistem e-BPOM. Jadi, sebelum mengajukan pendaftaran produk kosmetik, pastikan perusahaan sudah memiliki sertifikat SPA CPKB. Sertifikat ini berlaku untuk satu lokasi produksi, dan setiap fasilitas yang berbeda wajib mengajukan SPA CPKB tersendiri. Dengan memahami alur dan persyaratan yang benar, proses pengurusan SPA CPKB bisa diselesaikan dengan lebih efisien dan minim hambatan administratif.
Apa Itu SPA CPKB dan Fungsinya
SPA CPKB atau Sertifikat Pemenuhan Aspek Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik merupakan sertifikasi dari BPOM yang diberikan kepada perusahaan kosmetik yang telah memenuhi seluruh persyaratan teknis dan administratif sesuai standar Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik (CPKB). Sertifikat ini bukan sekadar formalitas, melainkan bukti legal bahwa perusahaan memiliki sistem produksi yang konsisten menghasilkan produk kosmetik yang aman, bermutu, dan bermanfaat bagi konsumen. Dengan kata lain, SPA CPKB adalah tanda bahwa fasilitas produksi kosmetik Anda sudah diakui oleh BPOM sebagai sarana yang layak beroperasi secara resmi.
Fungsi utama SPA CPKB adalah menjamin keamanan dan mutu produk kosmetik yang beredar di pasaran. Melalui mekanisme audit, BPOM memastikan bahwa setiap tahap produksi — mulai dari bahan baku, proses pencampuran, pengemasan, hingga penyimpanan — dilakukan sesuai standar higienis dan teknis yang benar. Apabila ditemukan pelanggaran, seperti sarana tidak memenuhi standar kebersihan, dokumen mutu tidak lengkap, atau penanggung jawab teknis tidak kompeten, maka permohonan SPA CPKB dapat ditolak atau ditangguhkan. Karena itu, sertifikat ini juga berfungsi sebagai alat pengawasan dan kontrol mutu nasional di sektor kosmetik.
Selain sebagai dasar legalitas, SPA CPKB juga memiliki fungsi strategis dalam meningkatkan kepercayaan pasar dan daya saing produk kosmetik. Perusahaan yang telah memiliki sertifikat ini umumnya lebih dipercaya oleh konsumen dan mitra bisnis, baik di dalam maupun luar negeri. Bahkan, untuk ekspor produk kosmetik, SPA CPKB sering menjadi salah satu dokumen pendukung utama yang diminta oleh otoritas negara tujuan. Jadi, dapat disimpulkan bahwa SPA CPKB bukan hanya sekadar syarat izin, tapi juga merupakan simbol profesionalisme dan komitmen perusahaan terhadap kualitas produksi kosmetik.
Dasar Hukum dan Regulasi SPA CPKB
Pelaksanaan dan kewajiban kepemilikan SPA CPKB diatur oleh beberapa regulasi yang dikeluarkan oleh BPOM dan Kementerian Kesehatan. Salah satu dasar hukumnya adalah Peraturan Kepala BPOM Nomor 34 Tahun 2018 tentang Pedoman Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik. Dalam regulasi tersebut dijelaskan secara rinci tentang tata cara penerapan CPKB, aspek-aspek yang harus dipenuhi, serta mekanisme audit sarana produksi sebelum sertifikat diterbitkan. Regulasi ini juga mengatur tentang kriteria penilaian terhadap personel, bangunan, peralatan, hingga dokumentasi yang wajib tersedia dalam fasilitas produksi kosmetik.
Selain peraturan dari BPOM, ketentuan mengenai izin operasional industri kosmetik juga merujuk pada Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1176/MENKES/PER/VIII/2010 tentang Notifikasi Kosmetika. Dalam peraturan tersebut dijelaskan bahwa setiap industri kosmetik wajib memiliki sertifikat CPKB sebelum melakukan notifikasi produk ke BPOM. Dengan kata lain, SPA CPKB adalah prasyarat mutlak sebelum mengajukan izin edar kosmetik secara resmi. Tanpa sertifikat ini, sistem e-Notifikasi BPOM akan otomatis menolak permohonan produk kosmetik yang diajukan oleh perusahaan.
Dasar hukum ini tidak hanya bersifat administratif, tetapi juga mengandung aspek perlindungan konsumen dan tanggung jawab hukum perusahaan. Artinya, apabila suatu perusahaan memproduksi kosmetik tanpa memiliki SPA CPKB, maka kegiatan tersebut dapat dianggap ilegal dan melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku. Oleh karena itu, kepatuhan terhadap regulasi SPA CPKB merupakan bentuk tanggung jawab hukum sekaligus komitmen perusahaan terhadap standar keamanan kosmetik nasional.
Siapa yang Wajib Mengurus SPA CPKB
Setiap perusahaan kosmetik yang memiliki fasilitas produksi sendiri wajib mengurus dan memiliki SPA CPKB. Ini berlaku bagi seluruh skala usaha, baik industri besar, menengah, maupun home industry (UMKM) yang telah memenuhi syarat dasar untuk memproduksi kosmetik. Apabila perusahaan hanya berperan sebagai pemegang merek (maklon), maka kewajiban mengurus SPA CPKB berada di pihak pabrik maklon yang melakukan proses produksi. Jadi, SPA CPKB selalu melekat pada alamat dan lokasi sarana produksi, bukan pada merek atau pemilik usaha.
Bagi pelaku usaha yang baru akan mendirikan pabrik kosmetik, pengurusan SPA CPKB wajib dilakukan sebelum produksi dimulai. Proses ini biasanya dilakukan bersamaan dengan tahap persiapan dokumen seperti Nomor Induk Berusaha (NIB), Izin Usaha Industri (IUI), serta penunjukan Penanggung Jawab Teknis (PJT) yang memenuhi kualifikasi. Sedangkan bagi perusahaan yang sudah beroperasi, pengurusan SPA CPKB dilakukan sebagai bentuk legalisasi ulang atau pembaruan untuk memastikan seluruh aspek produksi tetap memenuhi standar CPKB.
Sertifikat ini memiliki masa berlaku tertentu dan harus diperbarui secara berkala, terutama jika ada perubahan fasilitas atau manajemen. Selain perusahaan kosmetik lokal, SPA CPKB juga wajib dimiliki oleh pabrik kosmetik asing yang bekerja sama dengan importir Indonesia. Dalam konteks ini, sertifikat CPKB dari negara asal harus diakui oleh BPOM atau diverifikasi kesetaraannya. Hal ini bertujuan agar setiap produk kosmetik yang beredar di Indonesia — baik produksi lokal maupun impor — tetap mengikuti standar keamanan yang sama. Jadi, siapa pun yang ingin menjalankan usaha kosmetik di Indonesia, wajib memahami dan mengurus SPA CPKB sebagai dasar legalitas utama dalam proses produksi.
Syarat Dokumen Pengajuan SPA CPKB
Untuk mengajukan Sertifikat Pemenuhan Aspek CPKB, perusahaan wajib menyiapkan sejumlah dokumen administratif dan teknis sesuai pedoman BPOM. Dokumen-dokumen ini akan diperiksa dan diverifikasi sebelum dilakukan audit lapangan oleh petugas BPOM.
Berikut syarat dokumen pengajuan SPA CPKB:
1. Sarana Produksi
Fasilitas produksi merupakan aspek paling krusial dalam pengajuan SPA CPKB. Perusahaan harus memiliki sarana produksi yang memenuhi kriteria kebersihan, keamanan, dan tata letak sesuai pedoman CPKB. Bangunan harus terpisah antara area produksi, penyimpanan bahan baku, dan area administrasi. Selain itu, sistem ventilasi, pencahayaan, dan sanitasi juga harus memenuhi standar kesehatan lingkungan industri kosmetik. Semua peralatan produksi wajib terkalibrasi dengan baik dan terdokumentasi secara lengkap untuk memastikan mutu hasil produksi tetap konsisten.
2. Denah Bangunan Industri Kosmetik
BPOM mensyaratkan agar denah bangunan industri kosmetik disusun sesuai dengan kaidah CPKB. Denah ini harus menggambarkan alur proses produksi dari bahan baku hingga produk jadi, tanpa adanya potensi kontaminasi silang antar-ruang. Tata letak ruangan harus efisien namun tetap memperhatikan aspek higienis dan keselamatan kerja. Dalam pengajuan dokumen, denah bangunan ini harus dilengkapi dengan ukuran, fungsi ruang, serta arah aliran material dan personel yang jelas. Denah yang tidak sesuai dengan pedoman CPKB bisa menyebabkan permohonan SPA ditolak atau dikembalikan untuk revisi.
3. Penanggung Jawab Teknis (PJT) Minimal Lulusan D3 Farmasi
Setiap industri kosmetik wajib menunjuk seorang PJT yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan proses produksi. Sesuai ketentuan BPOM, PJT minimal harus berpendidikan Diploma III (D3) Farmasi atau bidang terkait yang relevan dengan produksi kosmetik. PJT inilah yang memastikan seluruh prosedur pembuatan kosmetik sesuai standar CPKB dan menjadi penanggung jawab langsung saat audit dilakukan. Dokumen seperti ijazah, surat pengalaman kerja, dan surat penunjukan resmi dari perusahaan harus dilampirkan dalam berkas pengajuan SPA CPKB.
4. Dokumen Aspek SPA CPKB
Dokumen aspek ini meliputi berbagai manual dan prosedur standar yang digunakan dalam proses produksi, seperti SOP (Standard Operating Procedure), manual CPKB, catatan mutu, dan dokumen pengawasan bahan baku. Semua dokumen ini menjadi bukti bahwa perusahaan telah menerapkan sistem manajemen mutu yang sesuai dengan pedoman CPKB. BPOM akan menilai kelengkapan dan konsistensi dokumen tersebut sebelum memberikan rekomendasi untuk audit lapangan. Jika ditemukan kekurangan atau ketidaksesuaian, perusahaan harus melakukan perbaikan sebelum SPA CPKB diterbitkan.
Tahapan Proses Pengajuan SPA CPKB ke BPOM
Mengurus Sertifikat Pemenuhan Aspek Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik (SPA CPKB) membutuhkan pemahaman terhadap sistem perizinan berusaha yang terintegrasi dengan platform pemerintah, yaitu Online Single Submission (OSS). Melalui sistem ini, BPOM memastikan bahwa setiap industri kosmetik yang mengajukan SPA CPKB sudah memiliki izin usaha resmi dan fasilitas produksi yang sesuai dengan kaidah CPKB.
Prosesnya dilakukan secara daring, sehingga memudahkan pelaku usaha untuk mengajukan, memantau, dan memperbarui pengajuan tanpa harus datang langsung ke kantor BPOM. Namun, tetap diperlukan ketelitian agar seluruh data yang diinput dan dokumen yang diunggah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Tahapan pengajuan ini umumnya melibatkan dua pihak: pelaku usaha dan auditor BPOM. Setelah berkas dikirim melalui OSS, BPOM akan melakukan verifikasi dokumen administratif, lalu dilanjutkan dengan audit lapangan ke lokasi pabrik. Audit ini menjadi tahap krusial karena dari hasilnya akan ditentukan apakah perusahaan dinyatakan layak memperoleh sertifikat atau harus melakukan perbaikan (corrective action).
Oleh sebab itu, pemohon perlu memastikan semua dokumen, sarana, serta personel telah memenuhi standar CPKB sebelum melakukan pengajuan resmi ke BPOM.
Berikut tahapan lengkap untuk mengajukan SPA CPKB ke BPOM:
1. Masuk ke Sistem OSS: Akses situs resmi www.oss.go.id dan login menggunakan akun OSS milik Anda.
2. Pilih Menu PB UMKU: Klik menu “PB UMKU”, kemudian lanjutkan ke submenu “Permohonan Baru” untuk membuat pengajuan baru.
3. Temukan Kode KBLI 20232: Cari dan pilih kode KBLI 20232 untuk kegiatan usaha di bidang kosmetika.
4. Mulai Proses Perizinan: Klik “Proses Perizinan Berusaha”, lalu pilih “Ajukan Perizinan Berusaha UMKU” sesuai jenis usaha Anda.
5. Tentukan Jenis Sertifikat: Pilih sertifikat yang akan diajukan, lalu isi uraian lengkap mengenai kegiatan usaha dan fasilitas produksi.
6. Unggah Dokumen Persyaratan: Siapkan seluruh berkas seperti NIB, denah bangunan, dokumen sistem mutu CPKB, dan surat izin fasilitas bersama (bila ada).
7. Kirim dan Pantau Status Pengajuan: Klik “Lanjutkan” untuk mengirim permohonan, lalu pantau perkembangannya melalui menu “Akun Saya”.
Biaya Resmi Pengurusan SPA CPKB
Salah satu hal yang sering ditanyakan oleh pelaku usaha adalah mengenai biaya pengurusan SPA CPKB. Berdasarkan ketentuan yang berlaku di BPOM, biaya permohonan SPA CPKB adalah GRATIS atau tidak dipungut biaya apapun. Artinya, BPOM tidak mengenakan tarif resmi untuk proses audit, penilaian dokumen, ataupun penerbitan sertifikat.
Kebijakan ini bertujuan untuk mendukung pertumbuhan industri kosmetik nasional, terutama bagi pelaku usaha kecil dan menengah (UMKM) agar lebih mudah memenuhi standar produksi yang baik tanpa terbebani biaya tinggi.
Namun, meskipun proses permohonan di BPOM gratis, pelaku usaha tetap perlu menyiapkan biaya operasional internal. Biaya ini meliputi persiapan sarana produksi sesuai standar CPKB, pengadaan alat ukur dan kalibrasi, pembuatan dokumen sistem mutu, serta penggajian Penanggung Jawab Teknis (PJT). Semua itu menjadi tanggung jawab perusahaan sebagai bentuk investasi dalam membangun sistem produksi yang berkualitas. Jadi, meski tidak ada biaya resmi di BPOM, tetap ada pengeluaran yang bersifat teknis dan administratif di internal perusahaan.
Selain itu, bagi pelaku usaha yang menggunakan jasa konsultan pengurusan SPA CPKB, biasanya akan ada biaya tambahan untuk pendampingan penyusunan dokumen, pembuatan SOP CPKB, dan bimbingan menghadapi audit BPOM. Biaya ini bersifat opsional dan tergantung pada tingkat kesiapan perusahaan. Dengan bantuan konsultan berpengalaman, prosesnya bisa berjalan lebih cepat, dokumen lebih lengkap, dan potensi penolakan bisa dihindari. Jadi dapat disimpulkan, secara resmi biaya di BPOM gratis, namun biaya implementasi di lapangan tetap perlu disiapkan sesuai kondisi perusahaan.
Berapa Lama Proses Persetujuan SPA CPKB
Proses penerbitan SPA CPKB biasanya memakan waktu sekitar 1 hingga 2 bulan, tergantung pada kelengkapan dokumen dan kesiapan fasilitas produksi. Setelah dokumen pengajuan dikirim melalui sistem OSS dan diverifikasi oleh BPOM, petugas akan menjadwalkan audit lapangan. Dalam audit tersebut, tim BPOM akan menilai apakah semua aspek telah memenuhi standar, mulai dari bangunan, peralatan, personel, hingga sistem mutu.
Jika seluruh aspek dinyatakan sesuai, maka sertifikat akan diterbitkan dalam waktu relatif singkat.
Namun, jika pada saat audit ditemukan temuan atau catatan (corrective action), maka perusahaan harus melakukan perbaikan terlebih dahulu. Lamanya proses penyelesaian tergantung pada kecepatan perusahaan dalam melengkapi kekurangan tersebut. BPOM baru akan menerbitkan sertifikat setelah hasil verifikasi perbaikan disetujui.
Oleh karena itu, penting bagi pelaku usaha untuk mempersiapkan seluruh persyaratan dengan matang sejak awal agar proses pengurusan tidak memakan waktu terlalu lama. Secara umum, semakin lengkap dan tertib dokumen perusahaan, semakin cepat pula proses penerbitan SPA CPKB.
Kesalahan Umum dalam Pengajuan SPA CPKB
Banyak pengajuan SPA CPKB yang tertunda atau bahkan ditolak karena kesalahan teknis yang sebenarnya bisa dihindari. Kesalahan pertama yang paling sering terjadi adalah tidak memiliki Penanggung Jawab Teknis (PJT) yang sesuai kualifikasi. PJT wajib memiliki latar belakang pendidikan minimal D3 Farmasi dan memahami sistem CPKB.
Tanpa adanya PJT, BPOM akan langsung menolak permohonan karena dianggap tidak memenuhi standar kompetensi dalam pengawasan mutu produksi. Kesalahan berikutnya adalah layout atau denah bangunan industri kosmetik tidak sesuai dengan kaidah CPKB. Banyak pelaku usaha masih menggunakan layout bangunan campuran (misalnya satu gedung digunakan untuk rumah dan pabrik sekaligus), yang tidak diperbolehkan.
Tata letak ruangan produksi, gudang bahan baku, dan area pengemasan harus terpisah jelas untuk mencegah kontaminasi silang. BPOM juga akan memeriksa arah alur produksi dan sistem sanitasi pabrik untuk memastikan kebersihan terjaga.
Kesalahan terakhir yang cukup fatal adalah alamat pabrik tidak sesuai dengan yang tertera di Nomor Induk Berusaha (NIB). Data administratif seperti alamat, nama perusahaan, dan kode KBLI harus konsisten antara dokumen NIB, OSS, dan berkas pengajuan SPA. Ketidaksesuaian data ini seringkali menyebabkan proses verifikasi ditolak oleh sistem. Oleh sebab itu, sebelum mengajukan, pastikan semua informasi sudah sinkron antara dokumen perusahaan dan OSS agar proses audit berjalan lancar dan cepat disetujui oleh BPOM.
Jasa Pengurusan SPA CPKB Pengalaman
Mengurus SPA CPKB secara mandiri bukan hal mudah — terutama bagi pelaku usaha yang baru pertama kali mendirikan pabrik kosmetik. Prosesnya tidak hanya administratif, tapi juga teknis dan strategis. Karena itu, banyak perusahaan memilih untuk menggunakan jasa konsultan pengurusan SPA CPKB yang sudah berpengalaman.
Tim profesional akan membantu dari awal hingga sertifikat diterbitkan, termasuk mempersiapkan seluruh dokumen, layout bangunan, hingga mendampingi saat audit BPOM dilakukan.
Layanan jasa pengurusan SPA CPKB berpengalaman biasanya meliputi beberapa tahap penting berikut:
• Analisis Awal dan Konsultasi Gratis:
Tim konsultan akan menganalisis kondisi fasilitas produksi dan dokumen yang dimiliki klien. Dari sini, akan diberikan saran langkah-langkah yang harus dilakukan agar sesuai dengan pedoman CPKB.
• Penyusunan Dokumen dan SOP CPKB:
Penyusunan dokumen sistem mutu menjadi bagian paling krusial. Konsultan akan menyiapkan manual CPKB, SOP produksi, kontrol mutu, pelatihan karyawan, serta formulir pendukung lain yang sesuai dengan standar BPOM.
• Pendampingan Penataan Layout Pabrik:
Banyak pengajuan tertolak karena tata letak bangunan tidak memenuhi syarat. Tim konsultan membantu menyusun ulang denah agar sesuai kaidah CPKB dan siap diaudit.
• Bantuan Upload Dokumen ke OSS:
Pengisian dan pengunggahan data di sistem OSS sering membuat bingung pelaku usaha baru. Konsultan akan mengurus semua proses administrasi hingga pengajuan resmi terkirim dan teregistrasi.
• Simulasi Audit Internal:
Sebelum BPOM datang, dilakukan simulasi audit untuk memastikan semua aspek sudah siap. Hal ini meningkatkan peluang lolos audit 100% tanpa perbaikan besar.
• Pendampingan Audit Lapangan BPOM:
Tim akan hadir mendampingi perusahaan saat dilakukan pemeriksaan langsung oleh auditor BPOM, memastikan setiap pertanyaan dan pemeriksaan berjalan lancar.
• Monitoring dan Follow Up Sertifikat:
Setelah audit, konsultan juga membantu memantau proses penerbitan sertifikat dan menindaklanjuti bila ada catatan dari BPOM.
Dengan dukungan jasa pengurusan SPA CPKB berpengalaman, perusahaan dapat menghemat waktu, menghindari kesalahan administratif, dan mempercepat terbitnya sertifikat. Layanan seperti ini cocok untuk industri kosmetik baru maupun pabrik maklon yang ingin memastikan seluruh prosesnya sesuai standar BPOM.
Konsultan juga dapat membantu pembaruan sertifikat bagi pabrik yang sudah memiliki SPA lama agar tetap valid dan sesuai regulasi terbaru. Dengan pengalaman panjang menangani berbagai jenis usaha kosmetik di seluruh Indonesia, tim profesional kami siap membantu Anda memperoleh SPA CPKB secara cepat, legal, dan sesuai standar BPOM — mulai dari konsultasi, audit, hingga sertifikat diterbitkan.
Konsultasi Gratis
PERMATAMAS INDONESIA
Alamat: Plaza THB Lantai 2 Blok F2 No.61, Kel. Pejuang, Kec. Medan Satria, Kota Bekasi, Jawa Barat
Telp Kantor: 021-89253417
WhatsApp: 0857-7763-0555
